Die Ordnerstruktur von ecoDMS stellt die Grundlage für ein übersichtliches Dokumentenmanagement dar. Ich persönlich habe meine Ordner-Struktur einige male ändern müssen, weil Dokumente unlogisch zugeordnet waren, Ordner doppelt angelegt waren, etc.
Damit euch das nicht passiert, hier meine Anleitung zur Ordnerstruktur in ecoDMS.
Benamung der ecoDMS Ordnerstruktur
Die Ordner-Namen, diese habe ich am meisten geändert. Ich hab mich jetzt final dazu entschieden, die Ordner immer wie folgt zu benennen. Sowohl bei mir, als auch bei bekannten, denen ich mit der Einrichtung geholfen habe. Man findet sich so, denke ich, am leichtesten zu recht:
| 1ster Namens-Baustein | 2ter Namens-Baustein | 3ter Namens-Baustein |
| Herstellername/Lieferant/Gesellschaftsname | Rufname/Objektname | Kundennummer/Vertragsnummer |
Also beispielsweise, für einen Bausparvertrag bei der LBS mit der Vertragsnummer 1234567890, heißt der Ordner:
LBS Bausparvertrag 1234567890
Wenn ihr jetzt keine 2 Verträge bei der LBS habt, reicht natürlich auch LBS Bausparvertrag als Name. Die Vertragsnummer könnte man auch nachträglich noch zum Ordner-Namen hinzufügen, sobald man einen 2ten hat.
Vorlagen-Name durch Ordner-Namen
Diese Namensstruktur hat noch einen anderen Vorteil. Man kann die Vorlagen genau so benennen, und findet diese einfach wieder!
Für einen Kontoauszug des Bausparvertrags, heißt die Vorlage zum Beispiel:
LBS Bausparvertrag 1234567890 Kontoauszug
Das bedeutet weiterhin:
- Alle Vorlagen der LBS stehen untereinander
- Man sieht schon anhand des Ordners und der Dokumentenart, welche Vorlage erkannt, oder fälschlicher weise erkannt, wurde
- Man sieht eines der Kriterien (Schlagwörter) für die Vorlage (in diesem Fall die Vertragsnummer) direkt im Vorlagen-Namen.
- Wenn man mal einen Kontoauszug manuell zuordnen muss, muss man nur den Anfangsbuchstaben der Gesellschaft im Vorlagen-Fenster eingeben und kann die Vorlage anwenden. Also kein ewiges suchen mehr im Vorlagen-Fenster!
Unterordner
In diesem Punkt scheiden sich die Geister. Aber ich bitte euch diesen Abschnitt trotzdem zu lesen und euch zu überlegen, ob diese Unterordnerstruktur vielleicht mehr sinn mach als die, die ihr im sinn hattet.
Bleiben wir mal beim Thema Bausparvertrag. Wir haben jetzt 2 Möglichkeiten
Möglichkeit einer ecoDMS Unterordnerstruktur
So sollte man es meiner Ansicht nach nicht machen: Wir legen uns unter dem Ordner LBS Bausparvertrag 1234567890, Unterordner mit dem Namen Kontoauszug, Informationen, etc. an.
Hier stichpunktartig einige Nachteile dieser Struktur:
- Man hat irgendwann immens viele Unterordner.
- Man hat viele Ordner, die alle den gleichen Namen tragen (Beispielweise Kontoauszug)
- der Unterordner, in dem ein Dokument liegt, wird in ecoDMS angezeigt
- Daher sieht man nicht mehr auf Anhieb, zu welcher Gesellschaft (LBS) der Kontoauszug eigentlich gehört
- Die Ordner wie Kontoauszug, Informationen, etc. stellen redundante Informationen dar, da diese auch anhand der Dokumentenart ersichtlich sind
Möglichkeit Dokumentenart anstatt Ordnerstruktur
So sollte man es meiner Ansicht nach machen. Anstatt sich in Unterordnern zu verlieren, hat man nur den Ordner LBS Bausparvertrag 1234567890. In diesem sind alle Dokumente, die diesen Bausparvertrag betreffen. Und anhand der Dokumententypen kann man direkt visuell sehen, um was für ein Dokument es sich handelt.
Prinzipiell war es das auch schon. Klar, gibt es immer mal wieder ausnahmen. Aber so habe ich 90% aller meiner Ordner in ecoDMS benannt. Wie habt ihr eure ecoDMS Ordnerstruktur angelegt?
Hallo community,
als Neuling frage ich mich, ob ich Dokumentenarten nur einzeln anlegen kann, oder ob man diese en bloc vorbereiten und Einpflegen kann.
Danke für die Antwort!
Ich möchte mit Regex im Beschreibungsfeld mehrere Klassifizierungsattribute kombinieren z.B. bei einer Versicherungsrechnung:
Somit soll im Text als Beschreibung entstehen
Versicherungskammer + Vertragsnummer + Belegdatum
Alle drei Namensbestandteile sind Klassifizierungsattribute und können einzeln per Regex ausgelesen werden.
Weiß jemand, ob und wie man den Text “erstellen” kann ?
LG Oli
Hallo Simon, coole Sache und hervorragende Tipps! Frage: Besteht die Möglichkeit, dass du uns Mal einen Screenshot aus den Einstellungen zeigen könntest, in dem man es sieht, wie du das mit der Namensstruktur als Ordner meinst?Bin zur Zeit am Erstellen von Ordner, aber irgendwie bin ich bislang noch nicht zufrieden mit der Struktur die ich erstelle. Danke!
Hallo Simon!
Ich arbeite mich zur Zeit auch in EcoDMS ein und komme ganz gut voran. Viele Hinweise von dir konnte ich umsetzen. Danke! Gestern ist mir aufgefallen, das einige pdf´s ein kleines Quadrat haben. Genau wie dein Doc323. Ich finde in der Doku und im Internet keinen Hinweis. Weißt du was das bedeutet?
VG
Hi Dirk,
das habe ich mich auch schon gefragt. Hat vielleicht jemand anderes eine Idee?
Beste Grüße
Das scheinen Notizen zu sein, welche man im ecoDMS bei jedem Dokument hinterlegen kann.
Hi Seppo,
jetzt, wo du’s sagst: Das sind natürlich Notizen 😉
Beste Grüße & Danke für deinen Kommentar!
Moin Simon,
auf den Screenshots habe ich deine tollen Icons entdeckt – Hast du ein Tipp für mich wo ich die herbekomme? Ich tu mich was das angeht noch etwas schwer. Vorallem die Farbig. 😉
Hey Paul,
eine sehr gute Frage 😉
Ich habe meine damals glaube ich von Github heruntergeladen, wenn ich den Order noch finde sage ich dir bescheid. Bis dahin kannst du mal hier in dem Beitrag schauen. Da habe ich eine Icon-Seite vorgestellt, auf der du ganz bestimmt etwas passendes findest 😀
Beste Grüße
Simon
Hallo Simon,
vielen Dank für deine vielen Infos zu ecoDms.
Ich arbeite mich auch gerade in das Programm ein. Unter Windows ist die Ordnerstruktur ja bekanntlich Ordner, Unterordner, Unter-Unterordner usw..
In ecoDms wäre das dann Hauptordner, Unterordner usw..
Warum kann oder sollte ich jetzt aus einem Unterordner einen Hauptordner machen?
LG
Holger
Hi Holger,
danke für deine Frage 🙂
Ich glaube, das funktioniert so im Standard nicht. Du kannst nur einen neuen Hauptordner anlegen (in den Einstellungen) und die Dokumente anschließend umsortieren.
Beste Grüße
Simon
Hi,
ich möchte gerne die Unterlagen meiner Familie nach Personen und Dokumentenarten (Bank, Arbeitgeber usw) kategorisieren.
Sprich es gibt Kontoauszüge, jeweils aber getrennt nach mir, meiner Partnerin usw.
Wie kriege ich diese Personendifferenzierung am besten hin? Über Unterordner!? Über Attribute (Inhaber)?
Gruß Philipp
Hi,
ich hab bei mir einen Ordner “Bank”.
Darin speichere ich alle Informationen meiner Bank und unterscheide diese nach der Dokumentart (Informationen, Kontoauszüge, etc.)
Zusätzlich habe ich mir noch weitere Klassifizierungsattribute angelegt, wie z.B. “Familienmitglied” und weise da die entsprechenden Personen zu.
Gruß
Dirk
Hi Dirk,
danke für deine Antwort!
Aus interesse, für wie viele Familienmitglieder benutzt ihr denn die Attribute und wer benutzt das System… Kommen die anderen auch damit klar?
Beste Grüße, schöne Feiertage und einen guten Rutsch 😉
Simon
Hi Philipp,
eine sehr gute Frage. Ich würde vermutlich entweder eigene Ordner-Strukturen oder Attribute anlegen, wie du bereits vorgeschlagen hast. Vielleicht mal anhand von 3-4 Dokumenten durchspielen und schauen, womit du und deine Partnerin besser klar kommt.
Es gibt übrigens auch die Möglichkeit, eine eigene Datenbank anzulegen. Aber damit verliert man leider den Gesamtüberblick… Vielleicht aber trotzdem interessant 😉
Beste Grüße, schöne Feiertage und einen guten Rutsch 😉
Simon
Hi Simon,
aktuell nutze ich es für die gewerblichen Belege meiner Frau und als Privatarchiv.
Aktuell habe ich es mit 6 Familienmitglieder laufen 😉
Im Moment nutze ich es weitestgehend alleine, ich bin aber auch immer noch am Aufbau, da ich zuerst mal ca. 15000 Dokumente nacharchiviert habe.
Grüße
Dirk
Hi Dirk,
oh wow, respekt 🙂
Gut zu wissen, dass die Klassifizierungsattribute für dich mit so vielen Nutzern funktionieren 👍
Danke für dein Feedback.
Habt eine schöne Zeit und bleibt gesund 😀
Beste Grüße
Simon
Hallo Simon,
ich hab mir gerade Deine Vorschläge zum Thema Ordnerstruktur durchgelesen und geb hier auch mal meinen Senf dazu 😉
Wie Du schreibst, scheiden sich an diesem Thema die Geister und auch ecoDMS empfiehlt die Ordnerstruktur so flach wie möglich zu machen.
Du hast in den Kommentaren geschrieben, dass Du eine Ordnerstruktur im Sinne von
Bank
Bank1
Vertrag1
Vertrag2
etc. hast
Was spricht dagegen nur einen Ordner zu machen und sich anschliessend eigene Klassifiezierungsattribute anzulegen ?
Ich hab einen Ordner Bank, in den alle Bankunterlagen reinkommen.
zusätzlich habe ich Klassifizierungsattribute für Bankname, VertragsNr., Konto angelegt.
Bei der Suche kann ich nun nach den entsprechenden Attributen suchen ….
LG
Dirk
Hey Dirk,
danke für dein Kommentar, Senf ist hier immer Willkommen 🤗
Da spricht absolut nichts dagegen! Ich habe mir damals die Unterordner angelegt damit ich andere Bilder bei den Dokumenten sehen. Aber egal wie ich sie angelegt habe, am wichtigsten ist natürlich dass du am Ende damit optimal klarkommst, egal wie sie dann letztendlich aussieht 😉
Jeder Kopf ist anders, das macht das ganze Thema ja so spannend.
Beste Grüße
Simon
Hallo Simon, danke für deine Antwort.
Ich werde jetzt mit Unterordnern arbeiten, wenn der Unterordner eindeutig ist und er bei keinem anderen Ordner vorkommt.(Bis auf….)
Z.B. Hauptordner Lieferant
Unterordner Siemens
Unterordner Bosch
Unterordner Philips
usw.
Damit ich die Möglichkeit habe auch Dokumente abzulegen auf die nur die Buchhaltung Zugriff haben soll, lege ich dann beim jeweiligen Unterordner Siemens usw. noch einen Unterordner mit FIBU an. Den Zugriff beschränke ich dann auf die Buchhaltung, so dass er von den anderen nicht gesehen wird. Hier wiederhole ich mich zwar bei jedem Lieferanten, aber mit diesem Kompromiss komme ich ganz gut klar.
Das setze ich dann auch bei den anderen Bereichen um, somit habe ich einen öffentliche Bereich flach strukturiert und einen Reglementierten Bereich der sich wiederholt. Den Rest mache ich dann mit den Dokumententypen.
Ich habe deine Sachen sehr gerne als Anregung genommen und stöbere auch noch weiter in deinem Blog.
Sicher werde ich auf das ein oder andere noch meinen Senf dazu geben:)
Nochmals Danke.
Gruß Klaus
Hallo Simon, danke für deine Informationen zu ecoDMS. Ich bin gerade dabei für meine Firma ein DMS System zu etablieren und teste gerade ecoDMS. Mit der Ordnerstruktur und Dokumentenarten bin ich noch ein wenig auf dem Kriegsfuß. In der Anleitung steht ja man soll eine flache Ordnerstruktur aufziehen. Bisher haben wir alles über zig Odner und Unterordner auf unserem FTP-Server organisiert, daher tendiere ich eigentlich auch zu mehreren Ordnern mit Unterordnern, Ich habe aber keine Vorstellung davon, was das für die Datenbank bedeutet. Sind dann die Zugriffe langsamer? Auf der anderen Seite finde ich es auch nicht schlecht nur noch Lieferanten als Hauptordner zu haben und dann über die Dokumentenart festzulegen was es ist (Lieferschein, Bestellung,Rechnung usw.) Bisher hätte ich jeden Lieferanten mit Namen als Unterverzeichnis angelegt. Ich habe keine Vorstellung davon, was es für Auswirkungen hat mehrere verschachtelte Ordner einzusetzen, wenn dann mal ein paar tausend Dokumente vorhanden sind.
Hi Klaus,
danke für dein Kommentar und deine Frage 😉
Also zuerst möchte ich anmerken, dass das ganze natürlich nur ein Vorschlag ist und für mich gut funktioniert. Wenn alles in Order rein soll und das für dich funktioniert -> auch Okay ?
Aber ich bin halt kein Fan davon alles in einer Struktur darzustellen, und dann einige Felder einfach nicht zu benutzen. So könnte der Navigationspfad unnötig kompliziert werden, aber wie gesagt nur meine Meinung.
Das mit dem “Ein Ordner Pro Lieferant” und der Rest mit Dokumentenarten wäre auch meine Herangehensweise.
Für die Datenbank sollte das ganze keine großen Auswirkungen haben. Die Dokumente werden als BLOB in der DB gespeichert und die Order-ID wird in eine Zeile geschrieben (wenn ich mich da nicht täusche). Aber bevor du nun dein ganzes DMS so aufbaust nur um später festzustellen, dass die Performance immens leidet, würde ich dir empfehlen den ecoDMS Support anzuschreiben. Die können es dir mit Sicherheit genau sagen!
LG
Simon
Hallo,
ich arbeite mich auch gerade in ecodms ein. M.E. braucht man keine großartige Ordnerstruktur sondern nur die Dokumentenarten. Die Suche läuft ja eh über die Vollindexierung und wenn ich etwas suche, gebe ich die Stichwörter ein. Ich habe nur zwei Ordner. Geschäftlich und Privat….der Rest läuft über die Dokumentenart.
Hey Lenny,
das ist auch ein interessanter Ansatz.
Ich finde es aber z.B. praktisch, in einem Ordner alle Anleitungen, Rechnung und weiteres zur Küche zu finden. Wenn beispielsweise der Kühlschrank nicht mehr funktioniert, kann ich nachschauen ob ich noch Garantie habe und direkt in der Anleitung nachschauen, ob da was dazu steht.
Ich denke, dass muss letztendlich jeder so machen wie er will.
Das wichtigste ist meiner Meinung nach, dass man selber mit der ecoDMS Ordner-Struktur gut klarkommt 😉
LG
Simon
Hallo und vielen Dank für die guten Tipps für die Ordnerstruktur.
Ich habe viele Fehler gemacht und möchte Ordner direkt komplett an einen anderen Ort schieben. Meine logik
war bissl kompliziert, möchte ich alles vereinfachen.
Wie kann man einen kompletten Ordner an einen anderen Platz verschieben?
Geht das überhaupt? Dazu hab ich nichts gefunden
DANKE DANKE DANKE im voraus. Das konnte mir bisher keiner klären
bitte so antworten, daß ich eine email erhalte. Im Moment hab ich den Informationsfluß sonst nicht im Griff.
LG Margitta vom Zweiradhaus
Hallo Margitta,
vielen Dank für dein Kommentar 🙂
Ich denke nicht, dass das funktioniert. Mir wäre zumindest kein Weg bekannt, ist aber nicht schlimm. Du musst nur einen neuen Ordner anlegen -> die Dokumente neu klassifizieren -> alten Ordner löschen.
LG
Simon
Hallo,
danke für die Anleitung, wie man eine Ordnerstruktur in ecodms anlegt.
In dem Screenshot unter “So sollte man es meiner Ansicht nach machen” steht links der Ordner Bank und darunter dann der Unterordner Deutsche Bank und darin der Ordner Deutsche Bank und maxblueDepot. Im mittleren Fenster Dokumente gibt es einen Hauptordner Deutsche Bank und einen Ordner Deutsche Bank und maxblueDepot. Wenn ich es versuche so nachzustellen steht bei mir im mittleren Fenster als Hauptordner immer Bank und als Ordner nur Deutsche Bank. Wie muss ich das Einstellen damit es so aussieht wie im Screenshot.
Vielen Dank.
Gruß Ingo
Hey Ingo,
Danke für deine Frage.
Du musst den Ordner lediglich als Hauptordner markieren. Das geht ganz einfach:
Im ecoDMS Menü auf Optionen -> Einstellungen -> Ordnerstruktur. Hier den Ordner markieren und unten im Fenster unter “Ordner Optionen” die Checkbox bei “Hauptordner” setzen.
Hallo,
danke für die Anleitung, wie man eine Ordnerstruktur in ecodms anlegt.
Ich lade mittlerweile die Kontoauszüge als PDF aus dem Onlinebanking runter. Leider habe ich das Problem, dass die OCR-Erkennung in ecoDMS nicht mit diesen PDF-Dokumenten der Deutschen Bank funktioniert. Auch die Volltextindexierung der PDF schlägt fehl. Über Copy&Paste über Acobat und Editor ist das alles kein Problem.
Hast du eine Idee, woran es liegen kann und wo man an welcher Stelle die Software streicheln muss, damit man das Problem lösen kann?
Vielen Dank.
Gruß
Dirk
Hallo Dirk,
fügst du die Dateien direkt per Drag & Drop in ecoDMS ein oder schiebst du die zuerst in den Scaninput Ordner?
Wenn du mir das mitteilen könntest schaue ich mal nach ob ich was finde 😉
LG
Simon